Zakup aparatu USG w ramach grantu dla POZ wiąże się z przygotowaniem dokumentacji, która potwierdzi prawidłowy sposób wyboru dostawcy. Zakres formalności zależy m.in. od wartości zamówienia, a opis urządzenia powinien umożliwiać porównanie ofert różnych wykonawców. Jak przeprowadzić cały proces zgodnie z aktualnymi zasadami programu FEnIKS? Dowiedz się, na co zwrócić uwagę podczas przygotowania zapytania ofertowego.
Jak program FEnIKS określa tryb zakupu ultrasonografu?
Przed zakupem ultrasonografu placówka ustala szacunkową wartość zamówienia oraz dokumentuje podstawę i sposób ustalenia kwoty, np. ofertami, korespondencją, notatką albo zrzutami ekranów z datą. Przy porównywaniu cen można uwzględnić np. ultrasonografy Philips oraz sprzęt innych producentów o zbliżonym przeznaczeniu i wyposażeniu. W przypadku podmiotów, które nie podlegają Prawu zamówień publicznych, wydatki do 80 tys. zł netto włącznie nie wymagają dokumentowania sposobu wyboru dostawcy. Dokumentacja dotycząca ustalenia wartości zamówienia nadal jest jednak potrzebna. Gdy kwota przekracza 80 tys. zł netto, placówka przeprowadza rozeznanie rynku. Może opublikować zapytanie ofertowe na swojej stronie internetowej, skierować je do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców albo przeprowadzić analizę cen lub cenników pozyskanych z minimum trzech stron internetowych. Postępowanie powinno zakończyć się uzyskaniem co najmniej dwóch ważnych ofert. Przy ustalaniu wartości bierze się pod uwagę zamówienia wykazujące tożsamość przedmiotową, podmiotową i czasową, dlatego zakupów należących do jednego zamówienia nie należy dzielić w celu zastosowania niższego progu. Jeśli placówka podlega PZP, sposób postępowania ustala według przepisów tej ustawy. Od 1 stycznia 2026 r. próg stosowania PZP dla zamówień klasycznych wynosi 170 tys. zł.
Jak opisać aparat USG i potrzebne głowice?
Punktem wyjścia do opisu aparatu USG jest zakres badań planowanych w placówce POZ. W specyfikacji należy określić zastosowania kliniczne, tryby obrazowania, zakres częstotliwości, liczbę portów, sposób archiwizacji danych oraz wyposażenie objęte dostawą. Osobno trzeba opisać potrzebne głowice, np. konweksową do badań jamy brzusznej, liniową do naczyń i struktur powierzchownych czy sektorową do badań serca. Parametry techniczne powinny mieć uzasadnienie w planowanych badaniach i umożliwiać porównanie urządzeń dostępnych na rynku. Jeśli więc potrzebny jest konkretny zakres częstotliwości głowicy, określony tryb Dopplera albo liczba portów, należy powiązać ten wymóg ze sposobem korzystania z aparatu USG.
Dlaczego zapytanie ofertowe nie powinno wskazywać producenta?
W zapytaniu sprzęt należy opisać przez wymagania techniczne i funkcjonalne, tak aby oferty mogli złożyć różni dostawcy. Zgodnie z Zaleceniami Grantodawcy wskazanie producenta, znaku towarowego, patentu lub pochodzenia jest dopuszczalne tylko w określonych przypadkach. Dotyczy to sytuacji, gdy sprzętu nie da się odpowiednio dokładnie opisać za pomocą cech technicznych i funkcjonalnych. Wskazanie konkretnego producenta bez takiego uzasadnienia mogłoby ograniczyć konkurencję. Również dopisek lub równoważne nie rozwiązuje tej kwestii, jeśli zestaw parametrów odpowiada wyłącznie jednemu modelowi. Jeżeli użycie nazwy handlowej jest uzasadnione, placówka powinna wskazać kryteria, na podstawie których będzie porównywać rozwiązania równoważne.
Jak udokumentować porównanie ofert i wybór wykonawcy?
Po zakończeniu rozeznania rynku dokumenty powinny pokazywać przebieg postępowania oraz podstawę wyboru wykonawcy. Przy rozeznaniu rynku dla wydatków powyżej 80 tys. zł netto NFZ wymaga sporządzenia protokołu. Należy w nim wskazać sposób przeprowadzenia procedury, pozyskane oferty, wybraną propozycję, datę oraz podpis osoby uprawnionej. Dokumentację uzupełniają materiały wymagane dla danego postępowania, w tym odpowiednie oświadczenia. Aktualny wzór procedury NFZ przewiduje również oświadczenie o braku wykluczenia z postępowania w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, które podpisuje oferent wyłoniony jako wykonawca. Cena może być jednym z kryteriów wyboru, a pod uwagę można wziąć także parametry techniczne, koszty eksploatacji, warunki serwisu czy termin dostawy. W przypadku aparatu USG kryterium może dotyczyć np. okresu gwarancji lub czasu reakcji serwisu, o ile zasady ich porównania zostały wcześniej określone i są takie same dla wszystkich wykonawców. Należy również zachować korespondencję, zrzuty ekranów z datą oraz treść zapytania ofertowego, ponieważ dokumenty te potwierdzają przebieg postępowania i podstawę wyboru dostawcy.
Potrzeby diagnostyczne placówki wyznaczają zakres wymagań technicznych oraz warunków dostawy opisanych w zapytaniu ofertowym. Przed publikacją dokumentu należy sprawdzić jego zgodność z aktualnymi Zaleceniami Grantodawcy, umową o powierzenie grantu oraz zasadami zakupów obowiązującymi w placówce.